Conciliação que atrasa: o prazo está no que não casa
Parte dos lançamentos casa por valor e data sem ninguém pensar. O fechamento atrasa por causa dos outros, e eles têm motivo.
Todo mês a mesma cena: o extrato do banco de um lado, contas a pagar e a receber do outro, e alguém casando linha por linha. O diretor pergunta por que a conciliação só fecha dias depois da virada do mês, e a resposta que ouve é "é muito lançamento".
Volume conta, mas raramente é a explicação inteira.
Duas pilhas
Quem concilia sabe, mesmo sem nunca ter dito em voz alta, que existem duas pilhas.
Na primeira estão os lançamentos que casam sozinhos: um crédito no extrato, um título em aberto com o mesmo valor, na data esperada, do cliente esperado. A pessoa olha, dá a baixa e segue.
Na segunda estão os que não casam. É nela que o tempo vai embora, porque cada lançamento vira uma pequena investigação:
- depósito sem identificação de quem pagou;
- um pagamento só, cobrindo várias notas;
- valor diferente do título, por desconto, juros, tarifa ou retenção;
- pagamento feito por outra empresa do grupo do cliente;
- lançamento que aparece em duplicidade;
- crédito que cai em um dia e pertence ao movimento de outro.
Investigar quer dizer procurar o comprovante no e-mail, perguntar ao comercial, ligar para o cliente. Enquanto a resposta não vem, o lançamento fica aberto, e o fechamento fica aberto com ele.
A lição: meça as duas pilhas no próximo fechamento
No próximo fechamento, peça duas anotações a quem concilia.
- Quanto tempo foi gasto com o que casou de primeira e quanto com o que não casou.
- Para cada lançamento da segunda pilha, o motivo, tirado de uma lista curta como a de cima.
Você sai com a divisão do tempo entre as duas pilhas e com a contagem dos motivos. Não adiantamos qual será o seu resultado, porque depende do seu banco, dos seus clientes e do seu sistema. É comum, porém, que poucos motivos respondam por boa parte da segunda pilha, e alguns se resolvem antes de chegar ao financeiro:
- depósito sem identificação diminui quando a cobrança sai com um identificador que volta no extrato;
- pagamento de várias notas fica mais fácil quando o cliente é orientado a mandar a relação junto;
- tarifa e retenção recorrentes podem virar regra escrita em vez de dúvida mensal.
Nada disso exige agente. Exige a contagem.
Onde o agente entra
Depois de resolver o que dá para resolver na origem, sobra uma segunda pilha menor, mas que não some: sempre haverá o pagamento que foge do padrão. É nesse resto que um agente trabalha bem.
Ele lê o extrato e os títulos em aberto, propõe a baixa de cada lançamento, junta o comprovante e separa o que não casou, com o motivo ao lado. A pessoa do financeiro confere e dá a baixa. O agente não grava no sistema: ele lê e propõe. E o que chega para a sua equipe não é uma lista para investigar, é uma lista explicada.
O ganho, quando existe, aparece em dois lugares: no prazo do fechamento e na atenção da pessoa, que sai do trabalho de casar linhas e fica com as exceções que pedem julgamento. Quanto é esse ganho, só o seu histórico diz. É o que medimos no diagnóstico, antes de propor qualquer coisa.
Antes de falar com alguém
Faça a medição das duas pilhas. Se a segunda for pequena, o seu processo está saudável e não precisa de nós.
Se ela for grande e constante: quantos lançamentos ficam sem casar no seu fechamento, e por qual motivo? Conte como é a sua conciliação. São 30 minutos, sem custo, e você já chega com o número que importa.