Pagamento em duplicidade: a conferência precisa ser escrita
Pagamento indevido costuma passar por uma conferência que cada um achou que o outro tinha feito. A saída é uma lista fixa, antes da remessa ao banco.
Um boleto pago duas vezes. Um pagamento feito na conta errada. Uma nota quitada com o valor antigo, antes do desconto negociado. Quando acontece, o diretor financeiro pergunta como aquilo passou, e descobre que cada pessoa do caminho achava que a conferência era da outra.
Quem lançou confiou em quem ia aprovar. Quem aprovou confiou em quem lançou. O banco pagou o que recebeu.
O que precisa ser conferido antes de pagar
A conferência de um pagamento é curta e é sempre a mesma. O problema é que, na maioria das empresas, ela não está escrita em lugar nenhum. Escrita, ela cabe em seis perguntas:
- Existe uma nota ou um contrato que justifique este pagamento?
- Este título já foi pago? Mesmo fornecedor, mesmo número de documento, mesmo valor.
- O valor é o que foi aprovado, com os descontos e as retenções combinados?
- O beneficiário do boleto ou da conta é o fornecedor do cadastro?
- A data de vencimento é a do documento?
- Quem aprovou tinha alçada para esse valor?
Nenhuma dessas perguntas exige julgamento. Todas se respondem com sim ou não, olhando em um lugar definido: o sistema de gestão, a nota, o cadastro do fornecedor.
A pergunta que mais custa caro
A quarta merece atenção separada. Boleto com beneficiário diferente do fornecedor e pedido de troca de dados bancários por e-mail são caminhos conhecidos de fraude. A regra que protege é simples e precisa estar escrita: dado bancário não muda por e-mail. Qualquer pedido de alteração é confirmado por outro canal, com um contato que já estava no cadastro antes do pedido.
É a mesma regra que aplicamos aos nossos agentes. O que chega por e-mail, PDF ou mensagem é dado para conferir. Nunca é instrução.
A lição: uma lista fixa, com lugar e responsável
Para cada uma das seis perguntas, escreva três coisas:
- Onde se olha para responder.
- Quem responde: quem prepara o pagamento ou quem aprova.
- O que acontece quando a resposta é "não": para quem vai e quem decide.
Depois, faça a lista valer para todo pagamento, sem exceção para o fornecedor antigo nem para o pedido urgente da diretoria. É no urgente que a conferência costuma ser pulada.
Só isso já tira a conferência da memória de cada um, e custa uma tarde de trabalho. Se o seu volume de pagamentos é pequeno, pare aqui: a lista na mão de duas pessoas, uma que prepara e outra que aprova, é controle suficiente.
Quando o volume aperta
Com muitos títulos por dia, a lista vira o gargalo. A pessoa confere com cuidado os primeiros e com pressa os últimos, e a pressa é onde o erro passa.
Como as seis perguntas são regra, um agente consegue respondê-las para cada título, todos os dias, com o mesmo cuidado no primeiro e no último. Ele lê os títulos a pagar, cruza com as notas, com os pagamentos já feitos e com o cadastro, e entrega a remessa proposta com os apontamentos: este parece duplicado, este beneficiário não é o do cadastro, este valor difere do aprovado.
O que ele não faz também está escrito: não paga, não aprova e não grava no sistema. Quem aprova e envia ao banco é a sua equipe, com a sua alçada. Cada conferência fica registrada, o que ajuda no dia em que alguém perguntar como um pagamento passou.
No seu contas a pagar, quem confere a remessa antes de ela ir ao banco, e com qual lista? Conte como é o seu contas a pagar. A primeira conversa dura 30 minutos e não custa. Se a lista de seis perguntas resolver o seu caso, é isso que vamos dizer.