Nota que não bate com o pedido de compra: ache a causa
A divergência entre nota, pedido de compra e recebimento tem poucas causas, e elas se repetem. Saber quais são muda o que vale a pena fazer.
Toda nota fiscal de fornecedor passa pela mesma pergunta antes de ser lançada: ela corresponde ao que foi pedido e ao que foi recebido? Alguém abre a nota, abre o pedido de compra, abre o registro do recebimento e compara. Quando os três concordam, a nota segue. Quando não concordam, começa o trabalho de verdade.
O diretor costuma perguntar por que a nota do fornecedor nunca bate com o pedido. A resposta honesta é que ninguém sabe, porque ninguém anotou.
Divergência não é tudo a mesma coisa
Para quem confere, a nota "não bateu". Mas os motivos são bem diferentes entre si, e cada um pede uma solução diferente:
- Preço. O fornecedor reajustou e o pedido de compra saiu com o preço antigo, ou o contrário.
- Quantidade. A entrega veio parcial, ou veio a mais.
- Unidade. O pedido está em caixas e a nota em unidades, ou em quilos e em sacos.
- Imposto e frete. O valor da mercadoria confere, mas o total não, por causa de um imposto ou de um frete destacado de outro jeito.
- Referência. A nota veio sem o número do pedido, ou com o número de outro pedido.
- Pedido incompleto. A compra foi combinada por telefone e o pedido foi aberto depois, às pressas, só para a nota poder entrar.
As duas últimas causas nascem dentro de casa. Nenhuma conferência mais rápida resolve um pedido de compra que foi aberto errado.
A lição: uma coluna a mais por duas semanas
Peça a quem lança notas que, durante duas semanas, marque em cada nota divergente uma causa, escolhida de uma lista curta como a de cima. Uma coluna na planilha que a pessoa já usa é suficiente.
No fim, conte. O que costuma aparecer é uma concentração: poucas causas, poucos fornecedores ou poucos tipos de item respondem pela maior parte do retrabalho. Não sabemos qual será a sua concentração, e é por isso que vale medir em vez de supor.
Com a contagem na mão, as decisões ficam simples:
- Causa que nasce no seu pedido de compra se resolve em compras: preço negociado em um lugar só, pedido aberto antes da entrega.
- Causa que nasce em um fornecedor se resolve com uma conversa com esse fornecedor.
- O que sobra é a divergência legítima do dia a dia, que alguém vai precisar tratar sempre.
Só o terceiro grupo é candidato a um agente.
O que o agente faz nesse terceiro grupo
Ele cruza nota, pedido e recebimento, aponta a diferença de quantidade, de preço e de imposto e deixa pronta a mensagem de cobrança ao fornecedor. A sua equipe aprova o lançamento e envia a cobrança.
Um limite que deixamos escrito: o agente aponta a diferença, não decide a questão fiscal. O que garantimos é controle, com validação, alçada e registro de cada ação. A decisão sobre o imposto continua com o seu time e com o seu contador.
Quando não é caso para nós
Se a contagem mostrar que quase tudo vem de pedido aberto depois da entrega, o seu problema é de rotina de compras, e um agente só deixaria a bagunça mais rápida. Arrume a rotina primeiro.
Se a contagem mostrar volume constante de notas com divergência legítima: qual é a causa que mais trava nota na sua entrada hoje? Conte como é a sua entrada de notas. São 30 minutos, sem custo.